Как обычно, нужно сделать миллион вещей на работе, не забыть заплатить за телефон, купить фруктов по дороге домой, хорошо бы вспомнить наконец о супруге и шашлыках в пятницу, а теща недовольна, что пальто так и не отдали в химчистку. А еще - статья так и не движется, и есть стойкое ощущение, что дети за неделю забывают, как отец выглядит:

Знакомо? Все как-то наперекосяк, все не успеваешь, и непонятно, за что хвататься в первую очередь. Вот бы рулить жизнью с помощью коробочки с рычажком. Работе - 60% усилий, семье - 15% ... или даже наоборот... и чтобы гарантированно творчеству наконец хоть что-нибудь досталось...

Так вот, разрешите вам представить коробочку - Life Balance для карманных компьютеров Palm. Думаю, реализованные в этой программе технологии работы с приоритетами будут интересны не только владельцам Palm, но и всем тайм-менеджерам, заинтересованным в достижении сбалансированности времени своей жизни. Тем более, что существует версия программы для Windows, о чем будет сказано далее.

Определиться с важным

Основополагающий принцип успешного управления временем сводится к тому, что важные вещи должны делаться в первую очередь. В конце концов, какими бы органайзерами мы ни пользовались, вся наша жизнь сводится к последовательности дел, которые заполняют наше время. То, что в результате получается, зависит от нашего выбора - чем мы займемся здесь и сейчас.

Традиционный органайзер - бумажный или электронный - предоставляет владельцу возможность планирования будущих отрезков времени, обзора своих дел, напоминаний в заданное время и т.п. При этом роль органайзера - скорее техническая: это не более чем поставщик материала, носитель информации. Он честно вернет вам ровно то, что вы в него перед этим написали или ввели.

Первое (ключевое!) отличие Life Balance заключается в том, что он сам пытается помочь вам определиться с тем, что важно в данный момент. При этом он делает это мягко и ненавязчиво, помещая наиболее важные дела в фокус вашего внимания.

Второе отличие в том, что Life Balance помогает вам сохранить баланс между разными сторонами вашей жизни. Очень легко чему-то одному в вашей жизни затмить все остальное - и Life Balance следит за этим, мягко предлагая вам подкорректировать курс.

Наконец, Life Balance не докучает вам напоминаниями о делах, заниматься которыми в данный момент невозможно. Если кратко, скажем так: Life Balance - это умный ToDo list. Он выполняет большую работу по приоритизации сам и возвращает вам больше информации, чем вы в него ввели. Вообще-то именно некоторого объема самостоятельной работы над вашими задачами вы бы ожидали от компьютера, верно? Помнится, Олег Смирнов хотел успеватель. Так вот, Life Balance - это некоторый кусочек успевателя.

Философия этого инструмента точно заключена в названии: помочь вам найти баланс в жизни - между краткосрочными делами и долгосрочными, между различными жизненными целями или проектами на работе. Как он это делает? Вы предоставляете Life Balance некоторую исходную информацию - дерево задач и распределение усилий. Он учитывает различные факторы - сроки и исходные важности самих дел как вы их задали, ваши пожелания относительно распределения усилий между разными целями, место, где вы находитесь или ваше текущее состояние (кайрос) и предлагает вам список дел, отсортированный по "сиюминутному" приоритету. Но, конечно, Life Balance только советует. Вы капитан своего собственного корабля, и вы вольны выбирать любые задачи из списка. Если же вы выполняете большое количество задач, связанных только с одной целью, Life Balance замечает, что доля ваших усилий на этой цели непропорционально выросла и понижает "сиюминутный" приоритет дел, связанных с ней, помещая наверх списка дела, связанные с целями, обделенными вашим вниманием.

Список задач

Все предыдущее может звучать сложно, но работа пользователя с LifeBalance проста и интуитивна. Конечный результат, квинтэссенция всего, что Life Balance делает для вас - он составляет вам список дел, отсортированный по приоритету. Наиболее приоритетные в данный момент и в данном месте, с точки зрения Life Balance, дела помещаются наверх списка, менее приоритетные - ниже. Дела, которые в данном контексте невозможно исполнить, в списке не показываются. Если вы выполнили какое-то дело, поставьте галочку об этом в Life Balance. Вот так вот просто.

Дерево задач и "относительные приоритеты"

Но сначала, конечно, вам нужно дать какую-то исходную информацию вашему помощнику. Для начала нужно определиться, что за области жизни вы собираетесь балансировать. Например, Работа, Семья, Саморазвитие, Жизнеобеспечение. Точно также вы можете балансировать различные проекты по работе (Написание романа "Все обо всем", Фельетоны, Статьи, Свободное творчество, Десятипальцевая печать).

Достаточно естественным образом, каждая из этих областей будет включать в себя определенное количество задач. Каждая задача, в свою очередь, может раскрываться в более мелкие подзадачи и так далее. Словом, мы имеем дерево задач.

Заметьте две любопытные вещи.

Важность "Пройти собеседование" задается по отношению к "Получить MBA"

Во-первых, каждая задача имеет свою важность, которую вы задаете. Однако, в случае Life Balance это не абсолютный приоритет задачи "вообще для меня важно или не важно", а относительный - по отношению к вышестоящей задаче. Важность "Пройти собеседование" существенна не вообще, а для выполнения "Получить MBA".

Зачем это нужно? Вот пример. Предположим что в какой-то момент вы решите, что для карьеры сейчас вообще не время думать про образование, а нужно срочно сконцентрироваться на поисках новой работы. Вы понизите важность "Получить MBA" по отношению к "Работа/Бизнес/Деньги". Life Balance тут же сам сдвинет все задачи, связанные с получением MBA, в конец списка ToDo. Но при этом важность "Пройти собеседование" для выполнения "Получить MBA" будет по-прежнему существенной! И когда через полгода вы вернете важность "Получить MBA" на докризисный уровень, все связанные с этим задачи сами всплывут на верх списка.

Это свойство Life Balance достаточно близко к реальной жизни. Оно позволяет сконцентрироваться на управлении большими блоками задач, целыми областями жизни, вместо самостоятельного руления приоритетами между очень большим количеством мелких задач. Заметьте также, что для задания важности задачи используется не ограниченный набор из 3 или 5 значений, а полоска-слайдер с очень большим количеством значений (см. на рис.)

Вторая особенность работы с приоритетами: для задачи можно указать, что все ее подзадачи должны выполняться по-очереди. Тогда Life Balance выводит в ToDo сначала только первую подзадачу. Когда она завершена - вторую. И так далее; затем когда закрыты все подзадачи, в ToDo появляется сама задача, чтобы вы решили, что с ней стоит сделать - закрыть, дополнить, удалить и т.д.

"Время подготовки"

Жизнь сложнее простых "одноразовых" задач типа "Прочитать книжку". Зачастую мы имеем задачи, ограниченные временем их выполнения, например, "Выпустить отчет к 28 мая" (см. на рис.) или регулярно повторяющиеся задачи "Мыть пол каждую субботу". Life Balance позволяет работать и с таким задачами тоже, предлагая довольно изящное решение.

В Life Balance задача, тем или иным образом привязанная ко времени, имеет атрибут Lead Time, что-то вроде "Время подготовки". Например, в задаче "Выпустить отчет к 28 мая" мы установили Lead Time 5 дней, подразумевая, что за рабочую неделю мы справимся с отчетом. Это задача в списке дел Life Balance будет вести себя следующим образом.

Уже пора писать отчет

Она не будет появляться в списке дел, пока до 28 мая не останется дважды Lead Time, то есть 10 дней. За 10 дней до 28 мая она появится в списке с минимальным приоритетом, и за последующие 5 дней постепенно вырастет в приоритете, поднимаясь вверх. Ее максимальное положение в списке будет достигнуто за 5 дней до 28 мая, привлекая ваше внимание - пора писать отчет. При этом это максимальное положение все равно определяется важностью задачи, а не срочностью, то есть Life Balance поощряет выполнение важных задач, а не тех, которые "горят". Тем не менее, горящие задачи всегда можно вовремя заметить - на цветных Palm'ах Life Balance выделяет задачи, срок по которым подходит, желтым цветом, а просроченные - красным. На черно-белых же устройствах срочность помечается специальными иконками в виде песочных часов.

Кайросы

Задача может выполняться при наличии телефона поблизости

Вообще в Life Balance они называются Places (места). Но мы-то с вами, прочитавшие книгу Глеба Архангельского и, в частности, статью о принятии решений, понимаем, что речь идет именно о кайросах. Суть в том, что в Life Balance каждая задача может быть привязана к определенному месту, контексту, в котором она только и может быть выполнена.

В качестве примера различных мест можно привести "На работе", "У стационарного телефона", "Дома", "Свободное время", "Интернет" и т.п. Затем вы можете двумя движениями отфильтровать итоговый список задач, который предоставляет вам Life Balance, указав, в каком месте вы сейчас находитесь.

Удобно? Удобно. Вы получите приоритизированный список дел, которые возможны именно в данных обстоятельствах. См. пример на рисунке; задача "Пройти собеседование по английскому" попала в список потому, что у нее в качестве кайроса указано Anywhere (везде).

Нечто подобное возможно и во многих других органайзерах, где существуют категории задач. Однако, Life Balance есть некоторые существенные возможности, связанные с местами.

Во-первых, одни места могут включать в себя другие. Например, место "Дома" может включать в себя "У стационарного телефона", а "На работе" - "У стационарного телефона" и "Интернет". См. следующие два рисунка.

Благодаря этой возможности, придя на работу и сообщив об этом Life Balance, вы тут же получите список дел, в которые в том числе входят и "Звонить Михе - что с рыбалкой?" и "Сделать персональный сайт".

Место "На работе" включает в себя "Интернет" и "У телефона"

В список дел на работе попали также задачи, связанные с Интернетом и с телефоном

Когда же вы придете домой, то помимо всяческих типично домашних "Пылесосить квартиру", телефонная задача "Звонить Михе - что с рыбалкой?" будет вас преследовать и там.

Вторая полезная особенность работы с кайросами: место может быть "открыто" или "закрыто" в зависимости от текущего момента времени. "Магазин по дороге домой", например, ведь может быть и открыт и закрыт, верно? Когда магазин закрыт, задачи, связанные с ним ("Купить фрукты" и т.п.), бесполезно показывать в списке. В Life Balance для каждого места можно задать периоды времени, когда оно "открыто". Например, пн-пт 10:00-20:00 и сб-вс - закрыто.

Когда вы открываете список задач, вы можете попросить показывать только задачи, которые связаны с "открытыми" местами. Далее возникают красивые схемы-комбинации из этих двух возможностей, придуманные пользователями и в большом количестве представленные на форуме программы. Например, место "Весь день", включающее в себя "Утро", открытое с 8:00 до 13:00, "День", открытое с 13:00 до 17:00 и "Вечер", открытое с 17:00 до 24:00. Задачи можно назначать на "Утро", "День" и "Вечер", а список задач, отфильтрованный по месту "Весь день" будет показывать только актуальные задачи в зависимости от текущего времени дня

Баланс

Одна из еще не упоминавшихся характеристик каждой задачи - Effort (усилия). Это абстрактная величина, подразумевающая и количество вашего времени, необходимого на выполнение задачи, и сложность задачи и даже количество стресса, которое несет для вас с собой ее выполнение. Понятно, что одна и та же выполненная задача "Прочитать книжку" может для вас стоить разное количество усилий, если это (а) "Легионы Тьмы и Света" или (б) "Системы квазилинейных уравнений и их приложения в газовой динамике".

Чаще всего эту характеристику можно не трогать, но все же иногда хочется поощрить себя самого за неимоверный труд, сообщив программе о том, что Effort был maximum. :-)

Как уже упоминалось, Life Balance отслеживает, на какие высокоуровневые цели вы в основном тратите ваши усилия, и определяет он это, как раз подсчитывая сумму Efforts по выполненным задачам. А далее - смотрите, красота - он это визуализирует:

Желаемое и реальное распределение усилий
по целям верхнего уровня

Диаграмма справа (Actual) и есть наглядная демонстрация вам, сколько усилий вы реально тратите на семью, сколько - на работу, а сколько на творчество или тещу. Если, конечно, теща была у вас среди целей самого верхнего уровня. На рисунке, например, отчетливо видно, что обведенный толстой линией кусок пирога "Работа/Бизнес/Деньги" на правой диаграмме съел заметно больше ваших усилий, чем все прочие области жизни.

Замечу, что если бы вы просто вели хронометраж, сколько времени у вас отняла работа по дому, а сколько хобби, результат был бы объективно-математически верен, но субъективно 40 минут, потраченные на отмыв полов, сильно отличаются от 40 минут, потраченных на чтение фантастики. В Life Balance вы бы указали, что вторая задача требует усилий меньше среднего.

Кликнув на каждый отдельный кусочек этого пирога, вы можете увидеть те завершенные задачи, которые его и составили. Кстати, это тоже хороший ход - Life Balance дает вам возможность оглянуться и с гордостью (или другим чувством) взглянуть на то, что вы уже сделали.

Увеличиваем желаемую долю усилий для семьи :-)

А вот и ваш инструмент управления балансом между целями - такая же круговая диаграмма слева (Desired). Хотите - раздвиньте кусок пирога "Работа" до 90%, зажав остальные в 10%. Хотите - раздайте всем целям поровну. Рулите.

А Life Balance будет смотреть на разницу между вашим желаемым распределением усилий и тем, которое выходит на самом деле, и настойчиво предлагать вам те задачи, выполнение которых уменьшит эту разницу. Если "Работе" было отведено вами 50%, а на деле она заняла все 80%, Life Balance понизит сиюминутный приоритет задач, связанных с работой, а, скажем, "Сводить ребенка в зоопарк" поднимется до самого верха списка. Степень настойчивости можно регулировать в настройках программы.

Недостатки и тонкости эксплуатации

Наверное, общий для всех программ для Palm'а недостаток - маленький экран самого устройства заметно ограничивает обзор. В Life Balance это тоже имеет место быть. Можно скачать и поставить системную программу, позволяющую задать шрифт для любого Palm-приложения и установить для Life Balance шрифт поменьше, это помогает. В частности, на картинках в статье вы можете видеть именно нестандартный, уменьшенный шрифт.

Другой, уже неисправимый, недостаток обзора возникает, если вы захотите осмотреть ваши задачи все сразу - увидеть картину мира с высоты, так сказать. Большое количество задач на экране неизбежно заставит вас скроллировать экран вверх-вниз.

Есть более радикальный выход - использовать версию Life Balance для Windows. Такая тоже существует, и она умеет синхронизироваться с Palm'ом. Это обычное приложение для Windows, и оно гораздо удобнее в смысле обзора. Но я даже не упоминал его ранее, поскольку сейчас у него есть один серьезный недостаток - кое-где русский текст неверно отображается. Разработчики в курсе этой проблемы, и обещают, что в новой версии она будет непременно исправлена. Пока же, используя задачи на русском языке, работать с Life Balance для Windows сложно.

Еще одна проблема - нет возможности посмотреть, что запланировано на определенный день. Однако, этот недостаток частично покрыт тем, что Life Balance имеет весьма гибкий интерфейс для синхронизации задач с обычным встроенным приложением DateBook для Palm. Тем самым, потратив некоторое время на изучение и настройку этой синхронизации, вы будете пользоваться обеими программами, используя каждую для того или иного взгляда на одно и то же.

Более концептуальный недостаток - если вы хотите балансировать именно всю свою жизнь, то желательно, чтобы максимум выполненных вами дел присутствовал в Life Balance, чтобы каждое было учтено и влияло на баланс целей. Этому может помочь, конечно, во-первых, ваше горячее желание это делать, а во-вторых, настройки других программ, в которых вы тоже как-то ведете дела. Я частично решал эту проблему с помощью настройки синхронизации со встроенным приложением ToDo, которое в свою очередь синхронизовалось с Outlook'ом на большом компьютере. Созданный в Outlook'е task с определенной категорией после череды синхронизаций попадает в Life Balance к соответствующей цели. Соответственно, когда task в Outlook'е завершен (completed), в Life Balance усилия по этой задаче добавляются в баланс. Еще подсказка: ничто не мешает вводить уже сделанные задачи задним числом, чтобы они были также учтены.

Наконец, интерфейс Life Balance и документация - на английском языке. Допускаю, что для кого-то это тоже может быть недостатком.

Вообще, надо отметить, что концепция, заложенная в Life Balance оказалось достаточно гибка. Пользователи, скачавшие около 36 000 копий программы с PalmGear.com, активно участвуют в работе форума программы, предлагая все новые варианты ее использования. Кто-то просто пользуется Life Balance примерно в духе того, как это изложено в настоящей заметке. Другие используют квадранты матрицы Эйзенхауэра ("важно-срочно") в качестве балансируемых целей верхнего уровня. Кто-то строит систему, поддерживающую концепцию Стивена Кови, кто-то - концепцию Дэвида Аллена, изложенную в книге Getting Things Done. В общем, все подстраивают систему под себя. Вдобавок, разработчики программы из компании Llamagraphics очень внимательно прислушиваются к мнению пользователей. Life Balance получился таким как он есть именно в результате комментариев, советов и предложений пользователей, и продолжает развиваться точно так же.

Заключение

Разумеется, целью настоящей заметки являлось лишь дать вам краткое впечатление о возможностях Life Balance, и многое осталось за кадром. Но если что-то из перечисленного вас заинтересовало, я очень рекомендую вам скачать и попробовать использовать бесплатный 30-дневный trial этой программы. Также стоит почитать руководство пользователя, которое красиво называется Advice Book (книга советов). Оно очень доступно и в приятном стиле излагает все основные принципы и детали работы с программой. Наконец, если вы попробовали, и вам понравилось, ступайте на форум и посмотрите, как другие люди используют Life Balance - вы обязательно найдете там много интересного.

Не удержусь и еще от одного замечания. Life Balance - это инструмент. Ни один инструмент не сделает за вас всю работу сам. Только от вас зависит ваша собственная жизнь, а инструменты лишь помогают, эффективно или не очень, в достижении ваших целей. Как уже говорилось, капитан - это вы и руль у вас в руках.

И в любом случае, желаю вам почаще испытывать чувство гармонии от того, что ваша жизнь сбалансирована так, как вам хочется.

Читайте также:

Самопрезентация автора
Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
Олег Смирнов Кто подкует Outlook?
Александр Мискарян Контекстное планирование в Outlook